Platforma B2B dla firmy – jak automatyzuje zamówienia i obsługę kontrahentów

System B2B to zintegrowana z systemem sprzedaży platforma obsługi transakcji handlowych, w której kontrahent samodzielnie składa zamówienie, sprawdza jego status i pobiera dokumenty. Automatyzacja standardowych czynności skraca obsługę zamówienia hurtowego liczącego kilkadziesiąt pozycji i ogranicza liczbę błędów powstających przy ręcznym przepisywaniu zleceń do systemu handlowego.

Czym jest system B2B i dla kogo działa

Systemy B2B to platformy obsługi transakcji handlowych między przedsiębiorstwami, spięte z firmowym systemem sprzedaży internetowej. Wykraczają poza formułę sklepu internetowego, ponieważ obsługują kanały B2B oraz B2C i pełnią rolę internetowego centrum kontaktu z klientem na wszystkich etapach transakcji, od utworzenia oferty po rozpatrzenie reklamacji. Adresowane są w szczególności do hurtowników, dystrybutorów, producentów oraz pośredników handlowych, czyli tam, gdzie te same firmy zamawiają regularnie i według indywidualnych warunków.

Jak platforma B2B automatyzuje przyjmowanie zamówień hurtowych

Automatyzacja i zaawansowane wspomaganie standardowych czynności zapewniają szybką obsługę przyjmowania zamówień bezpośrednio z platformy. Punktem odniesienia jest zamówienie hurtowe na kilkadziesiąt pozycji, którego złożenie i ręczne przyjęcie bywają zadaniami karkołomnymi dla obu stron.

Skalę problemu pokazuje prosty rachunek. Zamówienie na 40 indeksów obsługiwane mailowo przechodzi przez trzy etapy przenoszenia danych, bo kontrahent spisuje listę, handlowiec ją odczytuje, a ktoś przepisuje pozycje do systemu handlowego. Daje to 120 pojedynczych operacji na danych, a każda z nich jest osobną okazją do pomyłki w indeksie, ilości lub cenie. Platforma B2B skraca ten łańcuch, bo lista powstaje jeden raz i od razu w docelowym formacie, a dalsza obsługa polega na monitorowaniu realizacji, nie na wprowadzaniu danych.

Głównym motywem wdrażania systemów B2B nie jest przy tym sama chęć zwiększenia sprzedaży. Zautomatyzowanie części procesów ogranicza koszty, ale przede wszystkim podnosi efektywność działu handlowego.

Konto kontrahenta, czyli indywidualne ceny, rabaty i grupy cenowe

Platforma B2B pozwala traktować każdego odbiorcę indywidualnie. Firma może dobrać produkty wyświetlane w systemie do branży kontrahenta, a także przypisać mu cennik indywidualny oraz promocje widoczne wyłącznie dla wybranej grupy docelowej. Tędy przebiega najwyraźniejsza granica wobec uproszczonych narzędzi sprzedaży online, bo zwykły sklep internetowy operuje najczęściej dwoma cennikami, podstawowym i promocyjnym, natomiast rozbudowany system B2B zarządza zaawansowanymi modułami cenników oraz grup klientów.

W handlu międzyfirmowym cena zależy od konkretnego odbiorcy, wolumenu i historii współpracy, a nie od jednej listy widocznej dla wszystkich. Konto kontrahenta odwzorowuje wtedy realną umowę handlową, a nie ogólny katalog. Jego warstwa handlowa obejmuje zwykle:

• asortyment dobrany do branży odbiorcy,

• indywidualne ceny i promocje widoczne tylko dla wybranej grupy docelowej,

• zniżki przypisane konkretnemu klientowi oraz dodatkowe rabaty na wybrane zamówienia,

• zróżnicowane grupy cenowe zamiast jednego cennika ogólnego,

• dostęp do ofert standardowych i specjalnych oraz do dokumentów handlowych i rozrachunkowych.

Ceny wynikające z ustaleń są widoczne w koncie kontrahenta, więc handlowiec ogranicza ręczne potwierdzanie warunków, a rozmowa z klientem przenosi się z ustalania stawek na rozwój współpracy.

Samoobsługa kontrahenta w systemie B2B: status zamówienia, dokumenty i zapytania specjalne

Samoobsługa kontrahenta opiera się w praktyce na dwóch funkcjach cenionych przez partnerów handlowych. Są to możliwość sprawdzenia statusu zamówienia oraz generowanie i pobieranie w formie elektronicznej dokumentów przyjęcia zewnętrznego. Obie przenoszą typowe pytania obsługowe z telefonu i skrzynki mailowej do panelu, w którym kontrahent obsługuje się samodzielnie.

Mechanizm działa też w drugą stronę. Platforma informuje uczestników obrotu o zmianach w zamówieniu, modyfikacji statusu czy wysyłce, więc aktualizacja dociera do odbiorcy bez osobnego kontaktu. Dostępne są również narzędzia do składania zapytań specjalnych o dostępność i cenę asortymentu, którego w danym momencie nie ma w ofercie. Kontrahent komunikuje się ponadto bezpośrednio ze swoim opiekunem handlowym i wymienia pliki w obrębie jednej platformy. Dla działu handlowego oznacza to mniej powtarzalnych zapytań, a dla klienta krótszy czas oczekiwania na odpowiedź.

Wyszukiwarka i katalog produktów w systemie B2B

Wyszukiwarka produktów w systemie B2B może zostać dostosowana do sposobu, w jaki partnerzy handlowi szukają informacji, co bezpośrednio przyspiesza ich pracę. W praktyce sprawdza się wyszukiwanie po kodach kreskowych, atrybutach, częściach nazw oraz producentach, ponieważ kupujący w firmie rzadko posługuje się nazwą marketingową produktu.

Czytelna wyszukiwarka, przejrzysty katalog oraz rozbudowany i intuicyjny system zamawiania to najważniejsze cechy tej klasy rozwiązań. Zakres funkcji dobiera się do sposobu pracy konkretnej organizacji.

Panel przedstawiciela handlowego i sieć sprzedaży

Osobną grupą odbiorców platformy B2B są przedstawiciele handlowi i cała sieć sprzedaży. Panel przedstawiciela handlowego zapewnia w założeniach oferty szybką komunikację z partnerami, dostęp do wiedzy o stanach magazynowych i aktualnych cenach oraz możliwość monitorowania promocji i statusu zamówień swoich klientów. Handlowiec w terenie pracuje wtedy na tych samych danych co biuro.

Integracja z ERP jako warunek aktualności danych w systemie B2B

Celem wdrożenia jest narzędzie w pełni zintegrowane z systemem ERP, które zapewnia aktualność danych, wysoką operatywność handlową oraz ogranicza pracochłonność obsługi całego kanału. Bez tego warunku platforma pokazywałaby stany i ceny z opóźnieniem.

Integracja z ERP oznacza w praktyce, że przedsiębiorstwo otrzymuje ściśle spiętą z systemem handlowym platformę transakcyjną, czyli nowoczesny front-end internetowy wspierający relacje z odbiorcami. Zamówienie złożone przez kontrahenta jest automatycznie dodawane do systemu ERP, a jego realizacja podlega monitorowaniu na kolejnych etapach. Dochodzi do tego automatyzacja informacji o dostępności towaru w magazynie. Spójność danych decyduje o zaufaniu do platformy, bo kontrahent korzysta z niej wtedy, gdy widoczna dostępność i cena są zgodne ze stanem faktycznym.

Moduł B2B jako część platformy omnichannel

Platforma, na której oparta jest omawiana oferta, ma charakter omnichannel i obejmuje kanały B2B, B2C, POS oraz SFA, czyli wsparcie sił sprzedaży. Kanał międzyfirmowy dzieli wówczas jedną warstwę danych o asortymencie, stanach i cenach z pozostałymi kanałami, zamiast wymagać osobnych integracji. Zakres wdrożenia można ograniczyć do samego modułu B2B, a pozostałe uruchomić później.

Co zyskuje hurtownia, a co producent po wdrożeniu platformy B2B

Korzyści rozkładają się inaczej po stronie hurtowni i producenta. Hurtownia koncentruje się na przepustowości obsługi zamówień, producent na zasięgu i sprawności sieci dystrybucji. Zestawienie poniżej porządkuje efekty deklarowane dla obu grup.

Wspólny mianownik obu list to spięcie kanału z systemem sprzedaży, lepsza komunikacja z odbiorcami, automatyczny obieg danych, szybsze przyjmowanie zamówień oraz niższe koszty obsługi. Dochodzi do tego wyższy komfort odbiorcy, który zamawia w dogodnym dla siebie momencie.

Kiedy wdrożenie platformy B2B nie przyniesie efektu

Automatyzacja opłaca się tam, gdzie istnieje powtarzalny wolumen obsługi, więc przed decyzją należy sprawdzić cztery sygnały ostrzegawcze.

• Zamówienia mają charakter jednorazowy, a baza stałych odbiorców jest niewielka, przez co nie powstaje powtarzalny proces do skrócenia.

• Wszyscy kupujący korzystają z tego samego cennika, co czyni zbędnym najmocniejszy moduł tej klasy rozwiązań.

• Dane w systemie ERP są niekompletne lub nieaktualne, ponieważ platforma udostępni kontrahentom dokładnie ten stan kartotek, który zastanie.

• Firma nie ma osoby odpowiedzialnej za treści produktowe, a katalog bez opisów i atrybutów nie daje się sensownie przeszukiwać.

Diagnoza tych punktów jest tańsza przed wdrożeniem niż po nim.

Jak przygotować firmę do wdrożenia platformy B2B

Przygotowanie zaczyna się od analizy problemów, które faktycznie dotyczą firmy, oraz od odpowiedzi na pytanie, czy wdrożenie systemu B2B jest skuteczną metodą ich rozwiązania. Taka diagnoza pozwala określić zakres platformy, zamiast odtwarzać w internecie dotychczasowy sposób pracy z jego wąskimi gardłami.

Kolejnym krokiem jest ustalenie celów wdrożenia. W ofercie omawianego dostawcy obejmują one kompleksowe narzędzie dla partnerów handlowych z aktualną wiedzą o asortymencie i dostępem do dokumentów, udrożnienie komunikacji między uczestnikami obrotu, optymalizację procesu tworzenia oferty i zamówienia oraz pełną integrację kanału z ERP.

Na tym etapie znaczenie ma elastyczność samego oprogramowania, ponieważ proces handlowy w każdej firmie wygląda inaczej. Dedykowana platforma B2B od ITCenter opiera się na autorskim silniku obsługi systemu zamówień, co daje szeroki zakres adaptacji do wymagań organizacji, a po uruchomieniu pozwala rozwijać rozwiązanie zgodnie ze zmieniającymi się oczekiwaniami.

Kto rozwija platformy B2B dla firm handlowych

Rozwiązania tej klasy dostarczają producenci oprogramowania dla przedsiębiorstw, którzy łączą kompetencje e-commerce z doświadczeniem w integracji z systemami ERP.

Przykładem takiego dostawcy jest ITCenter, producent własnego oprogramowania dla przedsiębiorstw, kierujący swoje rozwiązania przede wszystkim do średnich firm. Autorskim produktem tego dostawcy jest ITC B2B E-commerce, rozwijany nieprzerwanie od kilkunastu lat. System znalazł kilkadziesiąt zastosowań w kanałach B2B oraz B2C, w przedsiębiorstwach handlowych i usługowych, a także w wersji dedykowanej dla producentów. ITC B2B E-commerce może funkcjonować jako oddzielny serwis albo jako część witryny informacyjnej przedsiębiorstwa, co pozwala dopasować go do już istniejącej komunikacji firmy.

Najczęstsze pytania o platformę B2B

Od czego zacząć wdrożenie platformy B2B w firmie handlowej? Od spisu problemów, które ma rozwiązać, i od sprawdzenia, czy dane w systemie ERP są kompletne oraz aktualne. Kolejność ma znaczenie, ponieważ platforma udostępnia kontrahentom te informacje, które znajdzie w systemie handlowym, i nie naprawi błędów w kartotekach ani w stanach magazynowych.

Ile pozycji może liczyć zamówienie obsługiwane przez system B2B? Ograniczeniem nie jest liczba pozycji, lecz sposób ich wprowadzania. Lista kilkudziesięciu indeksów, która przy obsłudze mailowej wymaga wielokrotnego przenoszenia danych, w platformie powstaje jeden raz po stronie kontrahenta i trafia do systemu handlowego bez dodatkowej ingerencji obsługi.

Czy platforma B2B poradzi sobie z różnymi cenami dla różnych odbiorców? Tak, i jest to jej podstawowa przewaga nad uproszczonymi narzędziami sprzedaży online. Zarządzanie odbywa się przez moduły cenników i grup klientów, z indywidualnymi zniżkami oraz dodatkowymi rabatami przypisanymi do wybranych zamówień.

Jakich danych z systemu ERP potrzebuje platforma B2B? Przede wszystkim kartotek asortymentu, stanów magazynowych, cenników przypisanych do poszczególnych kontrahentów oraz dokumentów rozrachunkowych. Wymiana działa dwukierunkowo, ponieważ zamówienie złożone w platformie wraca do systemu ERP i tam podlega dalszej obsłudze.

Czy platformę B2B trzeba wdrażać w całości od razu? Nie. Zakres można ograniczyć do przyjmowania zamówień i podglądu dokumentów, a kolejne moduły uruchamiać później. Warunkiem takiego podejścia jest elastyczny silnik, który pozwala rozbudowywać rozwiązanie bez przebudowy całości.

Artykuł sponsorowany